請求書送付状。 請求書送付時の送付状・メール文例

請求書の送付状

請求書送付状

相手先会社名・氏名 左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。 これもビジネス文書において必ず左上です。 相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、送信状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 送信した書類について聞きたいことなどあるかもしれませんから、必ず電話番号とfax番号も記載しましょう。 1月 初春の候 新春の候 厳冬の候 7月 盛夏の候 仲夏の候 猛暑の候 2月 立春の候 早春の候 残寒の候 8月 残暑の候 晩夏の候 立秋の候 3月 春分の候 春陽の候 浅春の候 9月 初秋の候 新秋の候 秋冷の候 4月 春暖の候 陽春の候 仲春の候 10月 仲秋の候 秋涼の候 秋晴の候 5月 新緑の候 薫風の候 立夏の候 11月 晩秋の候 向寒の候 菊花の候 6月 小夏の候 入梅の候 梅雨の候 12月 師走の候 初冬の候 寒冷の候 6. 記、以上 記、以上は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。 記を用いる時には、以上で締めます。 必ず「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後、右下に位置します。 以上は締めの言葉ですので、以上の下には文章を続けないようにしましょう。

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書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

請求書送付状

請求書に添え状は付けるべき? ミスや行き違いを防ぐためにも請求書に添え状や送付状は付けるべき ミスや行き違いを防ぐためにも請求書に添え状や送付状は付けるべきです。 請求書と一緒に送る添え状・または送付状は、添付書類の枚数や、どんな書類を送ったのか、届け先が間違ってないかを確認する役割があります。 そのため、請求書と一緒に添え状・送付状を送る方が、様々なトラブルを防ぐことに繋がります。 また、送付にFAXを使う場合に見落としを防ぐことができますので、紙面で送る場合は特に、送付状は重要であると考えられます。 メールで請求書を送る場合は添え状・送付状の郵送は不要 メールで請求書を送る場合は添え状・送付状の郵送は不要です。 請求書を紙面ではなく、メールで送信する場合もあります。 その場合は、メールの本文に添え状の内容を入力しますので、わざわざ書面で送付する必要はありません。 また、メールの場合も書面と同様の書き方をします。 フリーランスならなおさら請求書や添え状・送付状の作成は重要 フリーランスならなおさら請求書や添え状・送付状の作成は重要です。 仕事を受注して、成果やサービスを相手に提供することも重要ですが、報酬を請求しなければお金をもらい損ねる可能性があります。 会社であれば、仕事の指示で作成することもあるでしょうが、フリーランスは自分で作らなければなりません。 3種類の高品質な無料テンプレートがダウンロードできます。 ファイル形式は. docxとなっており、Wordで開けるタイプです。 テンプレートの中身は、必要事項だけのもの、部署担当者名を記入できるもの、手書きメッセージを添えられるものから選べます。 送付状だけではなく、請求書のテンプレートも一緒にダウンロードできます。 また、ページには書き方も掲載されているので、見ながら書類を作成することができます。 また、請求書・送付状を作成・郵送するサービスツールの提供もあります。 たくさんの送付状テンプレートの種類から選ぶことができます。 また、横書きだけではなく縦書き、英語表記のテンプレートが数種類ずつあるため、自分に合ったタイプの書面を選ぶことが可能です。 送付状の書き方とともに、エクセル形式での送付状のテンプレートがダウンロードできます。 ワードではなく、エクセルで書面の内容を編集したい場合などにおすすめです。 下記に紹介するサイトには、メールで添え状を送る場合の文例テンプレートが掲載されています。 書面による郵送ではなく、メールで送りたい場合におすすめです。 請求書の添え状の書き方・例文は? 必要な項目の記載さえあれば請求書や添え状・送付状は手書きでもよい 必要な項目の記載さえあれば請求書や添え状・送付状は手書きでもよいです。 一般的に請求書などの書類はパソコンで作成します。 しかし、緊急事態や事情によりパソコンで作れない場合は、必要事項さえ記載されていれば、手書きで作成しても問題ありません。 もし手書きで送る場合は、次のようなことに注意しましょう。 書類を書く上での基本ですが、ボールペンで作成します。 また、請求書には数字を記入しますが、0・6、1・7のような見間違えしそうな数字は気を付けて書きましょう。 手書きの請求書で送ると相手がおどろく可能性もあるので、一言断りを入れておきましょう。 通常の文書と同じく「(西暦)年5月1日」というふうに、文書を作成した日または送付した日を記載します。 記載する位置は、紙面の右上にくるようにします。 日付は請求書の日付とズレていても問題ありません。 請求書を送る相手の住所や担当者、部署名などを記載します。 あまり接点のない会社に送る場合は「社名+御中」で記載します。 指定の担当者がいる場合は「部署+担当者名」と記載します。 社名を書く際「株式会社」は省略せず書きましょう。 名前はフルネームで記入した方がいいですが、姓だけでも問題ありません。 位置は紙面の左上になるように記載します。 通常の文書と同じく、何の文書なのかを表すタイトルを付けます。 また、取引先に送る文書になるため時候の挨拶を入れるようにしましょう。 タイトルは宛名よりも下の位置に、中央寄せで記載するのが一般的です。 例文を挙げてみましょう。 タイトルは「請求書のご送付」や「請求書のお知らせ」といったシンプルな一言で大丈夫です。 次の挨拶文ではまず頭語の「前略」「拝啓」から始め「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」と続けて書き、要件を書いていきます。 挨拶文を書いた後に、続けて文書の要件を短く記載します。 例えば「請求書を送付致しますので宜しくお願い申し上げます」「下記の通り、書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いします」といった文を付け加えます。 本文に要件を書き終わった際に、結語という結びの挨拶として「敬具」や「草々」と記載します。 挨拶は初めの挨拶である頭語によって、記載する結語が違います。 例えば頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」です。 頭語が「前略」なら結語は「草々」という風に組み合わせが決まっているので注意しましょう。 本文を書いた後に、添付する書類の内容と、枚数を記載します。 書き方はまず中央寄せで「記」と書き、その次にリスト形式で「請求書 1部」など添付書類を書いていきます。 書き終わったら右寄せの「以上」で締めます。 メールであれば、署名として一般的に送り主の連絡先を記載します。 しかし、請求書を郵送する場合は、送付状に送り主の住所や連絡先を記載する必要はありません。 本文に書くほどではない補足文を入れたい場合は、箇条書きの後に備考メッセージとして記入することができます。 例えば「ご不明点などございましたら~」といった連絡先や注意事項を記入するケースもあります。 縦書きや横書きの場合でも、書類は三つ折りにして封筒に入れます。 なお、A4サイズが入る封筒に入れる場合は折らなくても大丈夫です。 封筒に書類を入れる際、向きがあります。 入れ方ですが、まず封筒を宛先欄の裏側に向けます。 そして、書類の拝啓などの頭語が書かれている面を上にして、封筒に入れます。 便箋の上端が右上になるように入れるように気を付けましょう。 請求書はお互いにとって重要な書類です。 相手が気付かなければ、支払いや受け取りができなくて困ってしまいます。 そうした見落としを防ぐためにも、封筒に「請求書在中」の文字を表記しておくことが大切です。 表記する際のポイントですが、気づかなければ意味がないので、分かりやすい場所に記載することです。 記載方法は印刷や手書きなど何でもいいですが、できれば請求書在中のスタンプがあれば、より目立つので気に留めてもらいやすいでしょう。 なお、封筒が横書きの場合は右下、縦書きの場合は左下に表記します。 請求書の添え状は重要な役割がある 以上が請求書の添え状のテンプレート紹介や書き方などについてでした。 郵送で請求書を送る際、添え状も添付しておくと、行き違いなど様々なトラブルを防ぐことができます。 無料で使えるテンプレートも入手できますので、送付する際はぜひ活用してみてください。 ほかにも送付状やご請求書の例文やテンプレート、書き方などをまとめた記事があります。 よろしければ、そちらも併せてご覧ください。

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請求書の添え状・送付状の無料テンプレート!書類の書き方・例文も

請求書送付状

請求書漏れ・遅れ等が発覚した場合はしっかりと謝罪する様にしましょう。 特に、取引先も社内の経理などから計上の関係で怒られている可能性があります。 お客様の気分を害する事にもなりますし、信頼関係を壊す一つの種になる可能性も十分にあります。 そのため、しっかりと謝罪文という形で正式に謝罪する事をオススメします。 多少やりすぎかな?と思っても謝罪というのは基本的にしすぎて損をする事はありません。 こちらの誠意を示しましょう。 請求書漏れ・遅れなどでのお詫び状・送付状のマナーとポイント お詫び状・送付状を書く際の、マナーは把握していますか? 請求書漏れや遅れが発生してしまった際の、お詫び状・送付状のポイントを、ビジネスマナーと照らし合わせてみていきましょう。 お詫び状・送付状の書式は基本のビジネスレターと同じ お詫び状や送付状の書式は、通常のビジネスレターと同じと考えて問題ありません。 冒頭には「拝啓」ではじまる本文、請求書の遅れについてのお詫び、その原因説明、今後の取引関係維持のお願い、文末に「敬具」と結ぶのが一般的です。 請求書漏れの場合は事実を明確にして今後の対応を伝える 請求書漏れが起きた事実を明確にし、これに対するお詫びの言葉を伝えると共に、相手が納得できるような今後の対応・処理・予定を合わせて伝えるようにしましょう。 お詫び状や送付状は、単にお詫びをするだけが目的になるのではなく「今後どうなるのか・どうするのか」という点についても、お詫び状や送付状の中できちんと案内するようにしましょう。 原因説明ではなくお詫びの気持ちを強く伝える 何らかの原因で、請求書が先方に届くのに遅れてしまう場合は、お詫び状や送付状を出す前に、電話でその原因説明をしているはずですので、お詫び状や送付状では、その原因の詳細を繰り返し説明する必要はありません。 書面では、お詫びの気持ちを強く伝える点に注力し、とにかく「申し訳ない」という気持ちを強く伝えるようにしましょう。 お詫び状・送付状に余計な言葉は不要 請求書漏れ・遅れといった内容のお詫び状や送付状だと、相手への申し訳ない思いから、つい余計な言葉を書きがちです。 しかし、相手にとってはそんな言葉は不要です。 場合によっては、さらに気分を害してしまいますので、お詫びの言葉以外は極力控えましょう。 請求書漏れや遅れがあった際のお詫び状・送付状の例文 上記では、請求書漏れや遅れが発生してしまった場合のお詫びのポイントについて紹介してきました。 では、実際にビジネスマナーとして、請求漏れなどで遅れが生じた際の、お詫び状の例文をみていきましょう。 お詫び状・送付状:例文 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが、今回は今月のご請求に加えまして 前回ご請求漏れとなっておりました分も、ご一緒にお送りさせていただくことになりました。 金額は三万円でございます。 当方の手配違いでこのようなことになり大変申し訳ございません。 ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 敬具 請求書漏れや遅れがあった場合はお詫び状・送付状で形ある謝罪を 今回は、請求書漏れやが遅れがあった場合のお詫び状・送付状の書き方について紹介しました。 請求漏れがあった不手際、遅れていまった事実に対してお詫びの気持ちをきちんと伝え、ビジネスマナーを守った文章を書くように心がけてくださいね。 失礼なお詫び状を送ったことによって、取引先の信頼を損なう事の無い様、十分注意してください。

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